1) IMPORTANT : ne pas utiliser des noms de fichier trop longs (ni caractères spéciaux ou espaces). 20 ou 30 caractères maxi, c'est parfait. Certains fichiers (nom trop long) se copient mal entre pc-mac ou simplement sur le serveur, même problème sur les mails qui peuvent tronquer le nom =>pb d'ouverture.

2) Ne pas surcharger le "bureau". Il ne doit être utilisé, éventuellement, que pour le travail au quotidien (risques de problèmes de copie, duplications, etc.).
Stocker vos documents qui doivent être sauvegardés dans "Documents" (mac) ou "mes documents" (pc), et tous les documents intermédiaires divers "en local", voir point 7 (serveur allégé, donc gain pour tout le monde).


3) Utilisez les dossiers de groupe chaque fois que c'est possible ! (*)
- pour échanger et stocker des fichiers ou dossiers entre vous.
All access est accessible à tous. Les dossiers de groupe sont sauvegardés tous les jours, +chaque semaine, comme vos propres données ("documents" + bureau) :
il est donc inutile de conserver les fichiers lourds (images, pdf…) A LA FOIS dans vos documents ET dans le(s) dossier(s) de groupe (cela double la charge serveur).
- IMPORTANT : utilisez les dossiers de groupe pour échanger des docs lourds et non l'envoi par mail entre vous… (qui multiplie par 4 le volume des données : 1 chez vous, 1 dans votre boite mail, 1 dans celle du destinataire, 1 téléchargé dans ses propres docs!
* (Sur mac : menu pomme, aller se connecter au serveur, mot de passe, cliquer sur "192.168.0.2", se connecter, et choisir dans la liste "GroupsData", tous les dossiers auxquels vous avez accès sont là, y compris All Access)

4) Eliminez les dossiers et fichiers inutiles et en double au maximum. Un peu de ménage demande du temps (nous avons tous du travail !), mais au final vous vous y retrouverez : données plus légères, moins de fichiers. Si vous manquez de temps, commencez par placer dans la corbeille les fichiers inutiles les plus lourds.

5) Videz la corbeille ! Les données simplement placées dans la corbeille sont toujours là. Videz la corbeille aussi souvent que possible.

6) Eliminez les mails inutiles. Mails reçus ET envoyés, renvoyés, etc. Même conseil : placez dans des "dossiers" ce que vous conservez, supprimez le reste et VIDEZ la corbeille. Avantage : mail plus rapide, moins de pb si plantage…
Rappel : si vous avez déjà "téléchargé" des pièces jointes lourdes, vous pouvez éliminer le mail.

7) Travaillez en local sur les documents lourds ou intermédiaires (images, pdf…), vous gagnerez en vitesse. Attention : ces documents locaux ne sont pas "sauvegardés" par le serveur : placez-les ensuite si nécessaire dans le dossier de groupe ou dans "documents". Si vous ne savez pas comment travailler "en local", nous vous donnerons la marche à suivre et créerons un "raccourci".

8) Avant de nous contacter, merci de vérifier les points suivants :
- machine est bien allumée (prise, bouton alimentation)
- écran est bien branché (prise, bouton alim., CABLE écran/machine)
- cordon réseau est bien branché (côté machine ET côté plinthe : attention aux chaises, meubles sur les prises et cordons, cordons abîmés, pincés…)
- clavier et souris bien branchés ?
- touche majuscule pas bloquée ou verrouillée,
- clavier bien dégagé (pas d'objet dessus, touche coincée…) ?
- si pas d'impression, vérifiez que vous imprimez bien sur la bonne imprimante (imprimer… choisir une imprimante…)
- mot de passe : bien entrer : PrenomN (ou N est la première lettre du nom de famille) et en-dessous mot de passe exact. (attention pas d'espace avant, au milieu ou après).
Après plusieurs tentatives, nous devrons débloquer le compte.
Rappel : on ne confie pas un mot de passe à une autre personne, on ne l'écrit pas sur la machine ou à proximité…
Le problème peut aussi être résolu :
1) en fermant et ouvrant la session (cela peut suffire dans bien des cas)
2) en fermant/allumant la machine (la machine repart sur des bases saines)

9) Vous cherchez une méthode pour travailler plus efficacement, gagner du temps, utiliser les dossiers plus facilement, etc.?
Contactez nous sur RSI@innovapresse.com (Alain), nous vous proposerons une solution ou un conseil dès que possible.

10) RELEVEZ VOS MAILS sur un poste pc ou mac, n'importe où dans la monde, 24h sur 24h :
- connectez vous au web sur n'importe quelle machine,
- tapez l'adresse www.innovapresse.com,


- cliquez EN BAS du menu sur la 2e bande de filets bleu-vert
- répondez aux éventuels messages d'erreur pas OK, confirmer cette exception, accepter ce site… ou équivalent.
- vous accéder à une fenêtre où vous saisissez votre nom d'utilisateur en haut et votre mot de passe en bas (exactement comme sur votre poste de travail), validez,

La personne à l'extérieur doit se connecter avec un client serveur, en mode actif avec les paramètres suivants :


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12) SPECIAL PLANTAGE (de la machine OU du serveur) : que faire avant, pendant et après ?
- avant,
SAUVER ses documents le lus régulièrement possible (par ex. toutes les 10 minutes) :
"pomme S" sur mac ou Ctrl S sur PC. Pour les documents sensibles, faire une copie spécifique avec un autre nom après une étape importante ou difficile à rattraper… Certaines applications font une sauvegarde automatique (Neo et Open Office, logiciels mail…)
NB: n peut paramètrer Xpress pour qu'il réalise :
1) des sauvegardes AUTOMATIQUES toutes les X minutes (forcément à double tranchant, peut enregistré pile au moment où l'on voulait annuler des actions, "fige" l'application quelques secondes suivant la taille du document);
2) des sauvegardes INCREMENTIELLES de N versions (permet de récupérer l'avant-dernière version en cas de pb d'ouverture du dernier enregistrement)
Par ailleurs, nous avons les sauvegardes de la veille, de la semaine et du mois précédents sur le serveur au cas où (temps d'intervention à prévoir).
- pendant :
si possible, éteindre la machine normalement en cas d'alerte générale (imminence blocage), ou si elle est bloquée, appuyer plusieurs secondes sur le bouton de démarrage (en façade pour PC portable et tours, à l'arrière pour les mac mini), attendre les consignes de redémarrage (en général au bout de 10 minutes maxi). Dans tous les cas, merci de patienter  !
- après, la machine corrige la plupart des problèmes au redémarrage automatiquement. S'il reste un problème sur certains docs, récupérer les éventuelles sauvegardes précedentes. Pour un redémarrage difficile de la messagerie (bloquée ou comportement étrange), contactez-nous…
Et côté serveur, des vérifications sont évidemment effectuées avant et après pour tenter de limiter ces coupures.

13) ETEIGNEZ vos machines le soir à votre départ (sauf en cas d'instructions contraires de la part des administrateurs pour des sauvegardes nocturnes). En cas d'absence de votre poste, fermez ou verrouillez votre session (changez/permutez utilisateur sur PC ou en haut à dr su mac "fenêtre d'ouverture de session").
Vous serez à l'abri de pb survenant en votre absence et en rallumant la machine, vous "régénérez" son système.
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